ecm:one Invoices for GDI

e:1 Archiv – Intelligente All-InOne E-Rechnungsverarbeitung inkl. Workflow und SEPA

von ecm:one

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Technische Voraussetzungen

Um diese App verwenden zu können, benötigen Sie zusätzlich d.velop documents business. Zusätzliche Kosten können anfallen.

Vertragsbedingungen

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Cloud-App

+49 2542 9307 1190

Informationen zu ecm:one Invoices for GDI

Die Eingangsrechnungsverarbeitung für Ihre GDI-FiBu

Mit ecm:one Invoices für GDI geht moderne ERV wie von selbst: vollständige Erkennung und Verarbeitung Ihrer (E-)Rechnungen, digitale Abwicklung des Rechnungseingangs, automatische Erkennung aller Rechnungsinformationen und einem transparenten Prüfungs- und Genehmigungsworkflow, bis zur flüssigen Übergabe an Ihre GDI Finanzbuchhaltung. Dank maschinenlesbaren Informationen wird die automatische Erkennung von ZUGFeRD und XRechnungen ganz einfach. Unter Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben erhalten Sie vollständige Transparenz in allen Arbeitsschritten, ein effektives und schnelles Arbeiten und eine geordnete Ablage im Dokumentenmanagement-System d.velop documents.

Für den perfekten Workflow

Kreieren Sie mit uns den perfekten Flow beim Arbeiten – mit dem ecm:one Prüfungs- und Genehmigungsworkflow prüfen, genehmigen und übergeben Sie ihre Rechnungen an GDI in sekundenschnelle per Knopfdruck. Ein effizienter und durchgängiger Prozess, der standortunabhängig vom Handy, Tablet und PC aus durchführbar ist – ganz so wie Sie es benötigen. Durch die Vergabe von Kommentaren und Markierungen direkt auf dem Beleg vereinfachen Sie Ihre interne und externe Kommunikation. Im transparent Workflowprotokoll lassen sich alle Informationen zu den einzelnen Schritten detailliert verfolgen.

Erleben Sie mit ecm:one Invoices for GDI: E-Rechnungen einen neuen Flow des Arbeitens.

Funktionen im Überblick

Verarbeitung von E-Rechnungen

Die Erkennung und Verarbeitung kann von allen in Deutschland zulässigen Formaten (ZUGFeRD 2.x: Basic, Comfort, Extended und Xrechnung: UBL, CII) erfolgen
Transparenter Workflow

Der 4-Schrittige Rechnungsworkflow unterstützt bei der Verteilung und Kontrolle von Rechnungen.
Schnittstellenmanagement

Buchungsdaten werden in d.velop documents automatisch gespeichert und können an GDI übergeben werden.
Überweisung mit SEPA

Bezahlen Sie fällige Rechnungen direkt aus dem System - behalten Sie Skonto, Fristen und Zahlungsbeträge im Überblick und optimieren Sie so Ihren Rechnungsprozess.

Kurzvorstellung: ecm:one Invoices for GDI

Sehen Sie, wie Sie mit minimalem Aufwand Eingangsrechnungen schnell und sicher verarbeiten, dank ecm:one invoices for GDI.

Preisübersicht

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Ultimate

100 € pro Monat

Unternehmen mit bis zu 99 Mitarbeitenden
Rechnungserkennung
Prüfungsworkflow
Beliebig viele Freigabe-User
GDI-Schnittstelle
zzgl. 0,12 € pro übermittelter Seite
1 Mandant inklusive
zzgl. 50 € je weiterer Mandant
Erfordert zusätzlich d.velop documents business oder ultimate für die Workflow-Nutzung.

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Individuelles Angebot

Für echte Power-User mit mehr als 5.000 Seiten pro Monat machen wir gerne ein individuelles Angebot.

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Alle Funktionen von ecm:one invoices for GDI im Überblick

Beschreibung
Funktion	E-Rechnungen	Beschreibung
Funktion	Intelligente Erkennung	Beschreibung	E-Rechnungen werden automatisch identifiziert und mit allen enthaltenen Informationen erkannt, interpretiert und in der Rechnungserkennung automatisch ausgefüllt. Damit ist die gesetzeskonforme Verarbeitung gewährleistet.
Funktion	E-Rechnungs-Profile	Beschreibung	Es können alle in Deutschland erlaubten Profile verarbeitet werden. Dazu zählt ZUGFeRD mit den Profilen Basic, Comfort und Extended und die XRechnung.
Funktion	Rechnungseingang und Stammdaten	Beschreibung
Funktion	Import aus dem Dateisystem	Beschreibung	Der Import von (E-) Rechnungen kann einfach per Drag‘n‘Drop oder per Auswahl aus einem Dateisystem stattfinden.
Funktion	Import via Mail	Beschreibung	Importieren Sie Rechnungen direkt per Mail, z.B. mit einem Office 365 E-Mail-Konto oder einem integrierten ecm:one Postfach.
Funktion	infaches Stammdatenmanagement	Beschreibung	Importieren Sie Ihre bestehenden Kreditorenstammdaten oder Ihren Sachkontenrahmen bequem per CSV oder fügen Sie diese manuell hinzu. Der SKR-03 und -04 kann automatisch aktiviert werden. Lieferanten können einfach per CSV importiert und angepasst werden.
Funktion	Rechnungsstapel	Beschreibung	Rechnungen werden intelligent in Stapeln zusammengefasst und können direkt verarbeitet werden. Relevante Informationen werden übersichtlich dargestellt und die Stapelgröße kann definiert werden.
Funktion	Rechnungserkennung	Beschreibung
Funktion	Kopfdaten	Beschreibung	Die Kopfdaten der Rechnung (z.B.: Mandant, Lieferant, Lieferanten-Nr., UStID) werden immer erst aus der XML-Datei der E-Rechnung extrahiert. Falls diese nicht in der XML vorhanden sind können fehlende Kopfdaten direkt von dem Beleg übernommen und mit den Stammdaten abgeglichen werden.
Funktion	Rechnungsinformationen	Beschreibung	Alle weiteren Rechnungsinformationen (RechnungsNr., Rechnungsdatum, Beträge, Zahlungsart, Skonto, ..) können ebenfalls vollautomatisch aus der E-Rechnungs-XML erkannt oder per OCR ausgelesen werden. Intelligente Prüfungsverfahren validieren dabei diese Informationen. Dabei kann bereits in der einfachen Erkennung zwischen 3 MwSt-Beträgen differenziert werden.
Funktion	Kontierung	Beschreibung	Die Kontierung (Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger, Buchungstext) wird aufgrund der bekannten Informationen automatisch vorgeschlagen. Die erkannten Positionsdaten (XML oder OCR) unterstützen die Kontierung. Hierbei werden die Artikelinformationen, aber auch weitere Referenzen wie KFZ Kennzeichen oder Handynummern genutzt um die passenden Sachkonten, Kostenstellen und Kostenträger zu finden. Abgesichert wird das mit intelligenten Vorschlägen aufgrund der historischen Buchungen.
Funktion	Positionsdaten	Beschreibung	Auch Positionen können – wenn mitgegeben – aus der XML-Datei gelesen und erkannt werden. Ebenfalls ist eine Positionserkennung via OCR möglich.
Funktion	Validierung	Beschreibung	Die erste Validierung der Informationen wird vom System vorgenommen und durch farbliche Gestaltung angezeigt. Danach haben die Buchhalter die Möglichkeit, bei korrekter automatischer Erkennung der Rechnungsdaten und der Darstellung der Buchungsvorschläge diese kurz zu sichten und sie für den Prüfungsworkflow freizugeben.
Funktion	Dublettenprüfung	Beschreibung	Es findet eine Dublettenprüfung mit den Parametern KredNr + BelegNr + BelegDatum + Mandant statt. Diese können direkt angezeigt und geprüft werden.
Funktion	Prüfung gegen andere Daten	Beschreibung	Die Prüfung gegen Bestelldaten oder Verträge unterstützt bei der richtigen und schnellen Verarbeitung und der (E-)Rechnungen und bildet gleichzeitig Vorgangsakten.
Funktion	Rücksendung von nicht richtig ausgestellten Rechnungen	Beschreibung	Bei Fehlern auf der Rechnung können diese an den Absender zurückgesendet und um Korrektur gebeten werden.
Funktion	Trainingsmöglichkeiten	Beschreibung	Diverse Trainingsmöglichkeiten automatisieren die Erkennung und Verarbeitung von Lieferantenrechnungen noch weiter. Es können drei wesentliche Trainings unterschieden werden: - Lieferantenerkennung - Feldtrainings - Betragstrainings
Funktion	Clearing-Center	Beschreibung	Im Clearing-Center können zu klärende Rechnungen von ausgebildeten Experten bearbeitet werden.
Funktion	Prüfungsworkflow & Schnittstellen	Beschreibung
Funktion	Workflowteilnehmer	Beschreibung	Die Workflowteilnehmer werden aufgrund von erkannten Kostenstellen, persönlicher Nennung oder historischen Daten vorgeschlagen. Hierbei werden die Budgetgrenzen oder Freigaberegeln beachtet.
Funktion	Benachrichtigungen	Beschreibung
Funktion	Wertegrenzen	Beschreibung	Wertegrenzen sowie Budgetfreigaben sichern die korrekte Prüfung durch zuständige und berechtigte Workflowteilnehmer
Funktion	Anmerkungen	Beschreibung	Während des Workflows können Anmerkungen und Notizen verfasst, Dateien angehangen und die FIBU angepasst werden.
Funktion	Übergabe an GDI	Beschreibung	Nach der Prüfung wird die Rechnung per GDI Schnittstelle (ecm:one Fileshare) an GDI übergeben.
Funktion	Dokumentenupload	Beschreibung	Während des Workflows können Dokumente, wie z.B. Lieferscheine, Fotos oder andere Dokumente/Bilder hochgeladen werden. Diese werden als zweite Version direkt an die Rechnung angehangen.
Funktion	Dublettenprüfung	Beschreibung	Auch im Workflow wird eine Dubletten Prüfung mit den Parametern KredNr + BelegNr + BelegDatum + Mandant automatisch vorgenommen.
Funktion	Mobiles Arbeiten	Beschreibung	Dank des responsiven Designs ist ein mobiles Arbeiten von jedem Endgerät möglich. So ist eine Prüfung direkt am Tablet oder Handy von jedem Ort aus kein Problem.
Funktion	Revisionssichere Archivierung aller Versionen	Beschreibung	Alle geprüften Dokumente werden revisionssicher archiviert und gesetzeskonform archiviert. Es wird nur die neueste Version angezeigt, die vorherigen können jederzeit eingesehen werden.
Funktion	Vertreterregelung	Beschreibung	Bei Ausfällen, z.B. durch Urlaub oder Krankheit wird durch die Vertreterregelung die zeitnahe Bearbeitung des Workflows gesichert.
Funktion	Iterative Kontierung	Beschreibung	Dank der iterativen Kontierung ist z.B. ein Kostenstellen-Split durch Prüfer möglich.
Funktion	Hinweis auf ähnliche Rechnung	Beschreibung	Rechnungen eines Lieferanten mit ähnlichen Artikeln werden markiert.
Funktion	Workflow-Dashboard	Beschreibung	Das Workflowdashboard zeigt übersichtlich alle Workflowschritte und die aktuell fälligen Rechnungen an.
Funktion	Protokolle	Beschreibung	In den transparenten Protokollen werden die getätigten Entscheidungen lückenlos dokumentiert und können jederzeit aufgerufen werden.
Funktion	Features & Vorteile	Beschreibung
Funktion	Übersichtliche Statistik	Beschreibung	In der Erkennungsstatistik können die Rechnungszahlen übersichtlich dargestellt werden
Funktion	Auswertung per BI	Beschreibung	Die Echtzeitdaten können mit einem BI-Tool der Wahl verknüpft und bereitgestellt werden.
Funktion	Bezahlung per SEPA-XML	Beschreibung	Die Bezahlung per SEPA-XML kann bequem durchgeführt werden. Dabei werden alle relevanten Informationen pro Buchungssatz angezeigt und Zahlungsinformationen, wie z.B. Skonto können direkt in der Maske angepasst bzw. final eingegeben werden.
Funktion	Integration in d.velop documents	Beschreibung	Die direkte Integration der App in d.velop documents (Aufgabentool, Suche, …) erleichtert das komfortable und effiziente Arbeiten