Invoices for Agenda
e:1 Archiv – Intelligente All-In-One E-Rechnungsverarbeitung inkl. Workflows und SEPA
100,00 €
*
pro Monat
Technische Voraussetzungen
Um diese App verwenden zu können, benötigen Sie zusätzlich d.velop documents business. Zusätzliche Kosten können anfallen.
Informationen zu Invoices for Agenda
Die Eingangsrechnungsverarbeitung für Ihre Agenda-FIBU
Mit ecm:one Invoices for Agenda digitalisieren Sie Ihren gesamten
Eingangsrechnungsprozess – vom Posteingang bis zur Buchung in
Agenda. Kein Papier, kein manueller Aufwand, keine Umwege.
Rechnungen können ganz einfach per Drag & Drop hochgeladen
oder automatisch über ein individuelles E-Mail-Postfach empfangen
werden. Die automatische Erkennung von E-Rechnungen wird dank
der maschinenlesbaren Informationen noch einfacher – Vorschläge
für die Bereiche Kontierung, Kostenstellen, Workflowteilnehmer &
mehr werden damit treffsicher erstellt und beschleunigen die
Erkennung bis ins kleinste Detail. Weitere Features, wie die
Multimandantenfähigkeit und die Zahlung per Sepa runden das
Paket für Sie ab.
Für den perfekten Workflow
Dank des flexiblen Freigabe-Workflows behalten Sie jederzeit den
Überblick: von der Prüfung über die Genehmigung bis hin zur
finalen Übergabe in die Finanzbuchhaltung. Die vier Workflow-Schritte lassen sich flexibel an Ihre Arbeitsweise anpassen – so, wie
Ihr Team am effizientesten arbeitet.
Funktionen im Überblick
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API/ BI Integration
Dank offener API-Schnittstellen und BI-Anbindung lassen sich Daten automatisch austauschen und in individuelle Auswertungen einbinden.
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Schnittstellenmanagement
Über die integrierte Schnittstelle werden alle freigegebenen Rechnungen sicher an Agenda übermittelt – inklusive aller relevanten Buchungsdaten und Belegbilder.
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Intelligente Erkennung
Moderne KI-Modelle unterstützen die automatische Erkennung Ihrer Belege – für eine noch schnellere und effizientere Rechnungsverarbeitung.
ecm:one Invoices for Agenda
Die Eingangsrechnungsverarbeitung für Ihre Agenda-FIBU Mit ecm:one Invoices for Agenda digitalisieren Sie Ihren gesamten Eingangsrechnungsprozess – vom Posteingang bis zur Buchung in Agenda. Kein Papier, kein manueller Aufwand, keine Umwege.
Funktionen von Invoices for Agenda
| E-Rechnungen | Intelligente Erkennung | E-Rechnungen werden automatisch identifiziert und mit allen enthaltenen Informationen erkannt, interpretiert und in der Rechnungserkennung automatisch ausgefüllt. Damit ist die gesetzeskonforme Verarbeitung gewährleistet. | ||
|---|---|---|---|---|
| E-Rechnungs-Profile | Es können alle in Deutschland erlaubten Profile verarbeitet werden. Dazu zählt ZUGFeRD mit den Profilen Basic, Comfort und Extended und die XRechnung. | |||
| Rechnungseingang und Stammdaten | Import aus dem Dateisystem | Der Import von (E-) Rechnungen kann einfach per Drag‘n‘Drop oder per Auswahl aus einem Dateisystem stattfinden. | ||
| Import via Mail | Importieren Sie Rechnungen direkt per Mail, z.B. mit einem Office 365 E-Mail-Konto oder einem integrierten ecm:one Postfach. | |||
| Einfaches Stammdatenmanagement | Kreditoren- und Lieferantendaten können in Agenda über CSV- Dateien importiert werden. Die Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 sind bereits integriert und lassen sich direkt aktivieren. | |||
| Rechnungsstapel | Rechnungen werden intelligent in Stapeln zusammengefasst und können direkt verarbeitet werden. Relevante Informationen werden übersichtlich dargestellt und die Stapelgröße kann definiert werden. | |||
| Rechnungserkennung | Kopfdaten | Die Kopfdaten der Rechnung (z.B.: Mandant, Lieferant, Lieferanten-Nr., UStID) werden immer erst aus der XML-Datei der E-Rechnung extrahiert. Falls diese nicht in der XML vorhanden sind, können fehlende Kopfdaten direkt per OCR von dem Beleg übernommen und mit den Stammdaten abgeglichen werden. | ||
| Rechnungsinformationen | Alle weiteren Rechnungsinformationen (RechnungsNr., Rechnungsdatum, Beträge, Zahlungsart, Skonto, ..) können ebenfalls vollautomatisch aus der E- Rechnungs-XML erkannt oder per OCR ausgelesen werden. Intelligente Prüfungsverfahren validieren dabei diese Informationen. Dabei kann bereits in der einfachen Erkennung zwischen 3 MwSt-Beträgen differenziert werden. | |||
| Kontierung | Die Kontierung (Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger, Buchungstext) wird aufgrund der bekannten Informationen automatisch vorgeschlagen. Die erkannten Positionsdaten (XML oder OCR) unterstützen die Kontierung. Hierbei werden die Artikelinformationen, aber auch weitere Referenzen wie KFZ-Kennzeichen oder Handynummern genutzt um die passenden Sachkonten, Kostenstellen und Kostenträger zu finden. Agenda unterstützt zwei Kostenrechnungskreise – Kost1 und Kost2 – pro Buchung. Abgesichert wird das mit intelligenten Vorschlägen aufgrund der historischen Buchungen. | |||
| Positionsdaten | Auch Positionen können – wenn mitgegeben – aus der XML-Datei gelesen und erkannt werden. Ebenfalls ist eine Positionserkennung via OCR möglich. | |||
| Validierung | Die erste Validierung der Informationen wird vom System vorgenommen und durch farbliche Gestaltung angezeigt. Danach haben die Buchhalter die Möglichkeit, bei korrekter automatischer Erkennung der Rechnungsdaten und der Darstellung der Buchungsvorschläge diese kurz zu sichten und sie für den Prüfungsworkflow freizugeben. | |||
| Dublettenprüfung | Es findet eine Dublettenprüfung mit den Parametern KredNr + BelegNr +BelegDatum + Mandant statt. Diese können direkt angezeigt und geprüft werden. | |||
| Prüfung gegen andere Daten | Die Prüfung gegen Bestelldaten oder Verträge unterstützt bei der richtigen und schnellen Verarbeitung und der (E-)Rechnungen und bildet gleichzeitig Vorgangsakten. | |||
| Rücksendung von nicht richtig ausgestellten Rechnungen | Bei Fehlern auf der Rechnung können diese an den Absender zurückgesendet und um Korrektur gebeten werden. | |||
| Trainingsmöglichkeiten | Diverse Trainingsmöglichkeiten automatisieren die Erkennung und Verarbeitung von Lieferantenrechnungen noch weiter. Es können drei wesentliche Trainings unterschieden werden: - Lieferantenerkennung - XML-Trainings - Feldtrainings - Betragstrainings | |||
| Clearing-Center | Im Clearing-Center können zu klärende Rechnungen von ausgebildeten Experten bearbeitet werden. | |||
| KI-Integration | Wenn gewünscht kann pro Lieferant die Erkennung verschiedener KI Modelle (u.a. ChatGPT-4o, Gemini 2.5 flash, d.velop pilot LLM) für die Rechnungserkennung aktiviert werden. | |||
| Prüfungsworkflow & Schnittstellen | Workflowteilnehmer | Die Workflowteilnehmer werden aufgrund von erkannten Kostenstellen, persönlicher Nennung oder historischen Daten vorgeschlagen. Hierbei werden die Budgetgrenzen oder Freigaberegeln beachtet. Auch die Mitgabe spezifischer User / Gruppen für Lieferanten ist möglich. | ||
| Benachrichtigungen | Workflowteilnehmer können per Benachrichtigung auf dem Dashboard oder per Mail an Ihre Aufgaben erinnert werden. Dabei sind auch Sammelbenachrichtigungen möglich. | |||
| Wertegrenzen | Wertegrenzen sowie Budgetfreigaben sichern die korrekte Prüfung durchzuständige und berechtigte Workflowteilnehmer | |||
| Anmerkungen | Während des Workflows können Anmerkungen und Notizen verfasst, Dateien angehangen und die FIBU angepasst werden. | |||
| Übergabe an Agenda | Nutzung der DATEV Importschnittstelle mit Belegbild als PDF / ZIP und DATEV-ASCII-Datei mit Referenz auf das Belegbild. Details hier (Stand: 30.10.2025) | |||
| Dokumentenupload | Während des Workflows können Dokumente, wie z.B. Lieferscheine, Fotos oder andere Dokumente/Bilder hochgeladen werden. Diese werden als zweite Version direkt an die Rechnung angehangen. | |||
| Dublettenprüfung | Auch im Workflow wird eine Dubletten Prüfung mit den Parametern KredNr+ BelegNr + BelegDatum + Mandant automatisch vorgenommen. | |||
| Mobiles Arbeiten | Dank des responsiven Designs ist ein mobiles Arbeiten von jedem Endgerätmöglich. So ist eine Prüfung direkt am Tablet oder Handy von jedem Ort aus keinem Problem. | |||
| Revisionssichere Archivierung aller Versionen | Alle geprüften Dokumente werden revisionssicher archiviert und gesetzeskonform archiviert. Es wird nur die neueste Version angezeigt, die vorherigen können jederzeit eingesehen werden. | |||
| Vertreterregelung | Bei Ausfällen, z.B. durch Urlaub oder Krankheit wird durch die Vertreterregelung die zeitnahe Bearbeitung des Workflows gesichert. | |||
| Iterative Kontierung | Dank der iterativen Kontierung ist z.B. ein Kostenstellen-Split durch Prüfer möglich. | |||
| Hinweis auf ähnliche Rechnung | Rechnungen eines Lieferanten mit ähnlichen Artikeln werden markiert. | |||
| Workflow-Dashboard | Das Workflowdashboard zeigt übersichtlich alle Workflowschritte und die aktuell fälligen Rechnungen an. | |||
| Protokolle | In den transparenten Protokollen werden die getätigten Entscheidungen lückenlos dokumentiert und können jederzeit aufgerufen werden. | |||
| Features & Vorteile | Übersichtliche Statistik | In der Erkennungsstatistik können die Rechnungszahlen übersichtlich dargestellt werden | ||
| Auswertung per BI | Die Echtzeitdaten können mit einem BI-Tool der Wahl verknüpft und bereitgestellt werden. | |||
| Bezahlung per SEPA-XML | Die Bezahlung per SEPA-XML kann bequem durchgeführt werden. Dabei werden alle relevanten Informationen pro Buchungssatz angezeigt und Zahlungsinformationen, wie z.B. Skonto können direkt in der Maske angepasst bzw. final eingegeben werden. | |||
| Integration in d.velop documents | Die direkte Integration der App in d.velop documents (Aufgabentool, Suche,…) erleichtert das komfortable und effiziente Arbeiten |
Preisübersicht
Vertragsdokumente
- Allgemeine Verkaufsbedingungen der d.velop AG
- Datenschutzinformationen zu Produkten und Leistungen der d.velop AG
- Auftragsverarbeitungsvereinarung
- Festlegungen zur Auftragsverarbeitung
- Technische und organisatorische Maßnahmen
- Geheimhaltungsvereinbarung
- Leistungsbeschreibung d.velop cloud platform
- Service Level Agreement Cloud und SaaS
- Leistungsbeschreibung des Herstellers
- Datenschutzerklärung des Herstellers