ecm:one Invoices for Exact
e:1 Archiv – Intelligente All-In-One E-Rechnungsverarbeitung inkl. Workflows und SEPA
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für 30 Tage
Technische Voraussetzungen
Informationen zu ecm:one Invoices for Exact
Exact-ly what you need – wie die Rechnungsverarbeitung leicht gemacht wird
So wird die Verarbeitung ihrer (E-)Eingangsrechnungen mühelos optimiert. Die automatische Erkennung liest dank
maschinenlesbarer Informationen sowohl ZUGFeRD als PDF-Rechnungen automatisch aus. Kontierungen werden direkt
vorgeschlagen und Buchungsdaten können anschließend vollständig und rechtskonform an Ihre Buchhaltungssoftware Exact
als XML-Datei übergeben werden – Reibungslose Arbeitsabläufe sind damit garantiert. Auch die Erstellung von SEPA-XML
Zahlungsdateien ist als Funktion integriert.
Unter Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben erhalten Sie vollständige Transparenz in allen Arbeitsschritten, ein effektives
und schnelles Arbeiten und eine geordnete Ablage im Dokumentenmanagement-System d.velop documents.
Der ecm:one Prüfungs- und Genehmigungsworkflow für Exact
Arbeiten im Flow: Die Prüfung und Freigabe Ihrer Eingangsrechnungen lassen sich ab sofort workflowgestützt erledigen – mit
nur einem Klick von überall und mit jedem Gerät: Laptop, Smartphone oder Tablet. Verantwortliche werden durch das
Aufgabenportal per E-Mail oder Push-Notification über offene Aufgaben sofort in Kenntnis gesetzt.
Für mehr Transparenz: Mithilfe des Workflow-Controllings lässt sich jeder Arbeitsfortschritt verfolgen. Mit nur einem Blick
haben Sie die volle Übersicht über den Status Ihrer Rechnungen und in welchem Workflowschritt sie sich grade befinden.
Dabei darf das Skonto nicht verpasst werden! Sie werden auf die skontofällige Rechnungen hingewiesen und können direkt
per SEPA-XML bezahlen.
Exact das, was Ihr Unternehmen benötigt: Das Allround-Talent für Ihre E-Eingangsrechnungsverarbeitung.
Funktionen im Überblick
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Smarte Rechnungserkennung
Erkennen was wichtig ist: Mit der selbstlernenden Engine Xtr@ctor werden sämtliche Belegdaten, wie etwa Beträge, Lieferant, Belegnummer oder Kontierung automatisch erkannt
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Bezahlen leicht gemacht
Ihre SEPA-Dateien können problemlos an Ihr präferiertes Zahlungsmodul, wie ProfiCash oder Sfirm, gesendet werden. Skonto ziehen steht damit nichts mehr im Wege.
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Ihr flexibler Worflow
Jetzt flow statt slow: Direkt aus Ihrem Xtr@ctor einen neuen Prüfungsworkflow starten. Für mehr Effektivität und Zeitgewinn.
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Verarbeitung von E-Rechnungen
Die Erkennung und Verarbeitung kann von allen in Deutschland zulässigen Formaten (ZUGFeRD 2.x und Xrechnung) erfolgen
Arbeiten mit ecm:one Invoices for Exact
Erfahren Sie in unserem Video alles über die Vorteile der Eingangsrechnungsverarbeitung mit ecm:one Invoices for Exact.
Alle Funktionen von ecm:one Invoices for Exact
Alle Funktionen von ecm:one invoices for Exact im Überblick
| Funktion | Beschreibung | |||
|---|---|---|---|---|
| Funktion | E-Rechnungen | Beschreibung | ||
| Funktion | Intelligente Erkennung | Beschreibung | E-Rechnungen werden automatisch identifiziert und mit allen enthaltenen Informationen erkannt, interpretiert und in der Rechnungserkennung automatisch ausgefüllt. Damit ist die gesetzeskonforme Verarbeitung gewährleistet. | |
| Funktion | E-Rechnungs-Profile | Beschreibung | Es können alle in Deutschland erlaubten Profile verarbeitet werden. Dazu zählt ZUGFeRD mit den Profilen Basic, Comfort und Extended und die XRechnung. | |
| Funktion | Rechnungseingang und Stammdaten | Beschreibung | ||
| Funktion | Import aus dem Dateisystem | Beschreibung | Der Import von (E-) Rechnungen kann einfach per Drag‘n‘Drop oder per Auswahl aus einem Dateisystem stattfinden. | |
| Funktion | Import via Mail | Beschreibung | Importieren Sie Rechnungen direkt per Mail, z.B. mit einem Office 365 E-Mail-Konto oder einem integrierten ecm:one Postfach. | |
| Funktion | Einfaches Stammdatenmanagement | Beschreibung | Importieren Sie Ihre bestehenden Kreditorenstammdaten oder Ihren Sachkontenrahmen bequem per CSV oder fügen Sie diese manuell hinzu. Der SKR-03 und -04 kann automatisch aktiviert werden. Lieferanten können einfach per CSV importiert und angepasst werden. | |
| Funktion | Rechnungsstapel | Beschreibung | Rechnungen werden intelligent in Stapeln zusammengefasst und können direkt verarbeitet werden. Relevante Informationen werden übersichtlich dargestellt und die Stapelgröße kann definiert werden. | |
| Funktion | Rechnungserkennung | Beschreibung | ||
| Funktion | Kopfdaten | Beschreibung | Die Kopfdaten der Rechnung (z.B.: Mandant, Lieferant, Lieferanten-Nr., UStID) werden immer erst aus der XML-Datei der E-Rechnung extrahiert. Falls diese nicht in der XML vorhanden sind können fehlende Kopfdaten direkt von dem Beleg übernommen und mit den Stammdaten abgeglichen werden. | |
| Funktion | Rechnungsinformationen | Beschreibung | Alle weiteren Rechnungsinformationen (RechnungsNr., Rechnungsdatum, Beträge, Zahlungsart, Skonto, ..) können ebenfalls vollautomatisch aus der E-Rechnungs-XML erkannt oder per OCR ausgelesen werden. Intelligente Prüfungsverfahren validieren dabei diese Informationen. Dabei kann bereits in der einfachen Erkennung zwischen 3 MwSt-Beträgen differenziert werden. | |
| Funktion | Kontierung | Beschreibung | Die Kontierung (Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger, Buchungstext) wird aufgrund der bekannten Informationen automatisch vorgeschlagen. Die erkannten Positionsdaten (XML oder OCR) unterstützen die Kontierung. Hierbei werden die Artikelinformationen, aber auch weitere Referenzen wie KFZ Kennzeichen oder Handynummern genutzt um die passenden Sachkonten, Kostenstellen und Kostenträger zu finden. Abgesichert wird das mit intelligenten Vorschlägen aufgrund der historischen Buchungen. | |
| Funktion | Positionsdaten | Beschreibung | Auch Positionen können – wenn mitgegeben – aus der XML-Datei gelesen und erkannt werden. Ebenfalls ist eine Positionserkennung via OCR möglich. | |
| Funktion | Validierung | Beschreibung | Die erste Validierung der Informationen wird vom System vorgenommen und durch farbliche Gestaltung angezeigt. Danach haben die Buchhalter die Möglichkeit, bei korrekter automatischer Erkennung der Rechnungsdaten und der Darstellung der Buchungsvorschläge diese kurz zu sichten und sie für den Prüfungsworkflow freizugeben. | |
| Funktion | Dublettenprüfung | Beschreibung | Es findet eine Dublettenprüfung mit den Parametern KredNr + BelegNr + BelegDatum + Mandant statt. Diese können direkt angezeigt und geprüft werden. | |
| Funktion | Prüfung gegen andere Daten | Beschreibung | Die Prüfung gegen Bestelldaten oder Verträge unterstützt bei der richtigen und schnellen Verarbeitung und der (E-)Rechnungen und bildet gleichzeitig Vorgangsakten. | |
| Funktion | Rücksendung von nicht richtig ausgestellten Rechnungen | Beschreibung | Bei Fehlern auf der Rechnung können diese an den Absender zurückgesendet und um Korrektur gebeten werden. | |
| Funktion | Trainingsmöglichkeiten | Beschreibung | Diverse Trainingsmöglichkeiten automatisieren die Erkennung und Verarbeitung von Lieferantenrechnungen noch weiter. Es können drei wesentliche Trainings unterschieden werden: - Lieferantenerkennung - Feldtrainings - Betragstrainings | |
| Funktion | Clearing-Center | Beschreibung | Im Clearing-Center können zu klärende Rechnungen von ausgebildeten Experten bearbeitet werden. | |
| Funktion | Prüfungsworkflow & Schnittstellen | Beschreibung | ||
| Funktion | Workflowteilnehmer | Beschreibung | Die Workflowteilnehmer werden aufgrund von erkannten Kostenstellen, persönlicher Nennung oder historischen Daten vorgeschlagen. Hierbei werden die Budgetgrenzen oder Freigaberegeln beachtet. | |
| Funktion | Benachrichtigungen | Beschreibung | Workflowteilnehmer können per Benachrichtigung auf dem Dashboard oder per Mail an Ihre Aufgaben erinnert werden. Dabei sind auch Sammelbenachrichtigungen möglich. | |
| Funktion | Wertegrenzen | Beschreibung | Wertegrenzen sowie Budgetfreigaben sichern die korrekte Prüfung durch zuständige und berechtigte Workflowteilnehmer | |
| Funktion | Anmerkungen | Beschreibung | Während des Workflows können Anmerkungen und Notizen verfasst, Dateien angehangen und die FIBU angepasst werden. | |
| Funktion | Übergabe an Exact | Beschreibung | Nach der Prüfung wird die Rechnung per Exact Schnittstelle (ecm:one Fileshare) an Exact übergeben | |
| Funktion | Dokumentenupload | Beschreibung | Während des Workflows können Dokumente, wie z.B. Lieferscheine, Fotos oder andere Dokumente/Bilder hochgeladen werden. Diese werden als zweite Version direkt an die Rechnung angehangen. | |
| Funktion | Dublettenprüfung | Beschreibung | Auch im Workflow wird eine Dubletten Prüfung mit den Parametern KredNr + BelegNr + BelegDatum + Mandant automatisch vorgenommen. | |
| Funktion | Mobiles Arbeiten | Beschreibung | Dank des responsiven Designs ist ein mobiles Arbeiten von jedem Endgerät möglich. So ist eine Prüfung direkt am Tablet oder Handy von jedem Ort aus kein Problem. | |
| Funktion | Revisionssichere Archivierung aller Versionen | Beschreibung | Alle geprüften Dokumente werden revisionssicher archiviert und gesetzeskonform archiviert. Es wird nur die neueste Version angezeigt, die vorherigen können jederzeit eingesehen werden. | |
| Funktion | Vertreterregelung | Beschreibung | Bei Ausfällen, z.B. durch Urlaub oder Krankheit wird durch die Vertreterregelung die zeitnahe Bearbeitung des Workflows gesichert. | |
| Funktion | Iterative Kontierung | Beschreibung | Dank der iterativen Kontierung ist z.B. ein Kostenstellen-Split durch Prüfer möglich. | |
| Funktion | Hinweis auf ähnliche Rechnung | Beschreibung | ||
| Funktion | Workflow-Dashboard | Beschreibung | Das Workflowdashboard zeigt übersichtlich alle Workflowschritte und die aktuell fälligen Rechnungen an. | |
| Funktion | Protokolle | Beschreibung | In den transparenten Protokollen werden die getätigten Entscheidungen lückenlos dokumentiert und können jederzeit aufgerufen werden. | |
| Funktion | Features & Vorteile | Beschreibung | ||
| Funktion | Übersichtliche Statistik | Beschreibung | In der Erkennungsstatistik können die Rechnungszahlen übersichtlich dargestellt werden | |
| Funktion | Auswertung per BI | Beschreibung | Die Echtzeitdaten können mit einem BI-Tool der Wahl verknüpft und bereitgestellt werden. | |
| Funktion | Bezahlung per SEPA-XML | Beschreibung | Die Bezahlung per SEPA-XML kann bequem durchgeführt werden. Dabei werden alle relevanten Informationen pro Buchungssatz angezeigt und Zahlungsinformationen, wie z.B. Skonto können direkt in der Maske angepasst bzw. final eingegeben werden. | |
| Funktion | Integration in d.velop documents | Beschreibung | Die direkte Integration der App in d.velop documents (Aufgabentool, Suche, …) erleichtert das komfortable und effiziente Arbeiten |
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