d.velop documents

Lange haben wir uns gesträubt, einen Ersatz für unser DMS zu suchen. Auch wenn unser vorheriges System alles andere als zufriedenstellend lief, ein Wechsel bedeutete für uns das Herauslösen eines Herzstücks - nicht nur technisch eine Herausforderung. Als Versicherungsunternehmen gibt es seitens der BaFin aus guten Gründen ziemlich harte Anforderungen - daher dauern solche Umstellungsprojekte in der Versicherungswelt immer länger, da gehen auch gerne mal Jahre ins Land. Hier nicht. Wir bekamen in Rekordzeit einen Demo-Mandaten, wo wir uns frei austoben konnten. Uns wurde ebenfalls schnell und unbürokratisch ein technischer Ansprechpartner zur Verfügung gestellt, der uns bei den Fragen, die nach der guten Doku noch über blieben. So konnten wir eine Umstellung sehr gut parallel vorbereiten. Ein paar Monate - und viele Tests und vertragliche Details später - konnten wir dann umstellen. Seither schlafen wir nicht nur ruhiger - denn nun liegen unsere Dokumente nicht nur sicher in der d-velop-Cloud, auch die Zugriffs- und Suchzeiten konnten wir deutlich reduzieren – unsere Kund:innen sind begeistert von der neuen Performance ihres Self-Service-Portals. Und die Kolleg:innen freuen sich ebenfalls - d.velop documents ist in allen Belangen eine Verbesserung zum vorherigen System. Und ganz nebenbei haben wir gleichzeitig auch ein neue Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV) eingeführt.

Wir haben mit dem d.velop Partner ecm:one GmbH bereits zwei Firmen in kurzer Zeit mit dem d.velop Dokumentenmanagement umgesetzt. Das dynamische OnBoarding mit mehreren kleinen Schritten hat uns dabei gut geholfen. Die ecm:one ist ein toller Partner für Kunden, die in die d.velop Cloud möchten.

Meine Erwartung war, ein Cloud-System zu buchen, dass ich mir dann selbstständig anpassen muss. Dies wäre problematisch geworden, da ich im ersten Moment aufgrund der zahlreichen Optionen etwas überfordert war. Glücklicherweise hat kurz nach der Buchung ein d.velop-Mitarbeiter Kontakt aufgenommen und Unterstützung bei den ersten Schritten angeboten. Dadurch ist schnell der Groschen gefallen, wie das Dokumentenmanagement von d.velop tickt. Jetzt bin ich mitten drin, meinen Büroalltag - mit etwas weiterer Unterstützung durch d.velop - zu digitalisieren. Ohne die menschliche Komponente wären es sicherlich nicht 5 Sterne geworden. Da ich hier aber das Gefühl habe, dass man sich bei d.velop auch um die kleineren Unternehmen kümmert, gibt's die volle Zahl.

Ehrlich gesagt war in anfangs etwas skeptisch, ob ein "DMS von der (Cloud)-Stange" auch individuelle Anforderungen bedienen kann. Auch wenn wir ein kleines Unternehmen sind, müssen die Benutzerberechtigungen und auch Anbindungen an unsere führenden Systeme flexibel anpassbar sein. Ich war dann aber im ersten Moment sogar ein wenig überfordert, ob der unzähligen Konfigurationsparameter und den für mich als Laie nicht immer sprechend klingenden Fachbegriffen in der Administrationsoberfläche. Wenn man sich aber ein wenig damit beschäftigt hat, merkt man schnell, welches Potenzial in dieser cloudbasierten Lösung steckt. Sicher gibt es hier und da noch Punkte, die man "optisch schöner" machen könnte. Aber ich bin mit dem derzeitigen Leistungsumfang schon sehr zufrieden.

Als 'alter Hase' im DMS/ECM-Umfeld bin ich mit den Systemen aufgewachsen, deren 'maßgeschneiderter Anzug' zwar i.d.R. perfekt sitzt, aber auch entsprechende aufwändige (und teure :-) Projekte notwendig gemacht hat. Mit d.velop documents gibt es nun eine Lösung, die (eher) von der Stange kommt, aber trotzdem viel bietet - und vielleicht auch irgendwann dann doch Lust auf den 'Maßanzug' macht... ;-)

Der Begriff "Einfach" zieht sich einmal komplett, beginnend beim Subscription-Prozess, wie ein roter Faden durch d.velop documents. Nach dem Buchen des Services stand dieser umgehend bereit. Die Administration ist logisch aufgebaut und man findet sich sehr schnell zurecht. Das Hinzufügen von Anwendern und das Verteilen von Berechtigungen ist in wenigen Minuten erledigt. Dadurch, dass d.velop documents bereits vorgefertigte Akten- und Dokumentarten zur Verfügung stellt, kann man sofort starten. Das Erstellen eigener Akten- und Dokumentarten ist logisch aufgebaut und lässt sich sehr schnell umsetzen. Benötigte Erweiterungen aus dem d.velop Store stehen unmittelbar zur Verfügung und lassen sich sofort in d.velop documents integrieren. Albert Einstein soll einmal gesagt haben: "Man muss die Dinge so einfach wie möglich machen. Aber nicht einfacher." Genau das ist mit d.velop documents gelungen.