ecm:one Invoices for DATEV: E-Rechnungen
e:1 Archiv: Intelligente Verarbeitung von E-Rechnungen – inkl. Workflow und SEPA
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für bis zu 500 Seiten
Technische Voraussetzungen
Um diese App verwenden zu können, benötigen Sie zusätzlich d.velop documents business. Zusätzliche Kosten können anfallen.
Informationen zu ecm:one Invoices for DATEV: E-Rechnungen
Perfekt gerüstet für die Zukunft: Empfang, Verarbeitung und Workflow für E-Rechnung
ecm:one Invoices for DATEV ist Ihre All-in-one-Lösung für die gesetzeskonforme und zukunftssichere Verarbeitung Ihrer (E-)Rechnungen. Vom Empfang, über die intelligente Verarbeitung, bis hin zum Workflow und der Bezahlung: Invoices for DATEV unterstützt Sie in allen Schritten.
Die automatische Erkennung von ZUGFeRD und XRechnungen wird dank der maschinenlesbaren Informationen noch einfacher – Vorschläge für die Bereiche Kontierung, Kostenstellen, Workflowteilnehmer & mehr werden damit treffsicher erstellt und beschleunigen die Erkennung bis ins kleinste Detail. Ressource ist dabei das intelligente Matching-Verfahren, welches z.B. aus KFZ-Kennzeichen oder Handynummern die Kostenstelle ableiten kann.
Produktivität mit dem ecm:one Prüfungsworkflow
Der nahtlos anschließende Prüfungs- und Genehmigungsworkflow unterstützt bei allen Themen rund um die Verteilung, Prüfung, Kontrolle und anschließende Übergabe an die Buchhaltung und DATEV Ihrer E-Rechnungen. Regelmäßige Erinnerungen, durch Reportings oder Push-Benachrichtigungen, an die offenen Aufgaben und Workflow-Dashboards helfen beim Workflow-Controlling.
Die fälligen Rechnungen werden rechtzeitig inkl. aller automatisch erkannten Zahlungsdaten wie Rechnungs-IBAN, Skonto und Zahldatum in einem Zahlungs-Vorschlag präsentiert und können nach Freigabe als SEPA-XML-Datei für Ihre Banking-APP der Wahl wie SFirm oder ProfiCash bereitgestellt werden.
Mit ecm:one Invoices for DATEV: E-Rechnung ist Ihr Unternehmen zukunftssicher aufgestellt. Wir unterstützen Sie dabei ganzheitlich bei der Einhaltung aller Vorgaben und beraten Sie kompetent.
Funktionen im Überblick
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Verarbeitung von E-Rechnungen
Die Erkennung und Verarbeitung kann von allen in Deutschlang zulässigen Formaten ( ZUGFeRD 2.x: Basic, Comfort, Extended und XRechnung: UBL, CII) erfolgen
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Auswertung mit BI-Tools
Die Auswertung mit gängigen BI-Tools, wie z.B. Power-BI oder Tableau ist dank Echtzeit-Schnittstelle möglich und hilft Ihnen, jederzeit den vollen Überblick zu erhalten.
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Schnittstelle zu DATEV
Die Übergabe an DATEV erfolgt bequem per Schnittstelle, z.B. Unternehmen Online oder Kanzlei Rechnungswesen.
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Überweisung mit SEPA
Bezahlen Sie fällige Rechnungen direkt aus dem System - behalten Sie Skonto, Fristen und Zahlungsbeträge im Überblick und optimieren Sie so Ihren Rechnungsprozess.
Arbeiten mit ecm:one Invoices for DATEV
Erfahren Sie in unserem kurzen Video, wie einfach die Eingangsrechnungsverarbeitung mit ecm:one Invoices for DATEV ist. Die intuitive Handhabung führt Sie fließend durch den gesamten Ablauf und vereinfacht Ihre Arbeit enorm.
Alle Funktionen von ecm:one invoices for DATEV im Überblick
| Funktion | Beschreibung | |||
|---|---|---|---|---|
| Funktion | E-Rechnungen | Beschreibung | ||
| Funktion | Intelligente Erkennung | Beschreibung |
E-Rechnungen werden automatisch identifiziert und mit allen enthaltenen
Informationen erkannt, interpretiert und in der Rechnungserkennung automatisch ausgefüllt. Damit ist die gesetzeskonforme Verarbeitung gewährleistet.
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| Funktion | E-Rechnungs-Profile | Beschreibung |
Es können alle in Deutschland erlaubten Profile verarbeitet werden. Dazu
zählt ZUGFeRD mit den Profilen Basic, Comfort und Extended und die XRechnung.
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| Funktion | Rechnungseingang und Stammdaten | Beschreibung | ||
| Funktion | Import aus dem Dateisystem | Beschreibung |
Der Import von (E-) Rechnungen kann einfach per Drag‘n‘Drop oder per
Auswahl aus einem Dateisystem stattfinden.
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| Funktion | Import via Mail | Beschreibung |
Importieren Sie Rechnungen direkt per Mail, z.B. mit einem Office 365
E-Mail-Konto oder einem integrierten ecm:one Postfach.
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| Funktion | Einfaches Stammdatenmanagement | Beschreibung |
Importieren Sie Ihre bestehenden Kreditorenstammdaten oder Ihren
Sachkontenrahmen bequem per DATEV-CSV oder fügen Sie diese manuell hinzu. Der SKR-03 und -04 kann automatisch aktiviert werden. Lieferanten können einfach per DATEV-CSV importiert und angepasst werden.
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| Funktion | Rechnungsstapel | Beschreibung |
Rechnungen werden intelligent in Stapeln zusammengefasst und können
direkt verarbeitet werden. Relevante Informationen werden übersichtlich dargestellt und die Stapelgröße kann definiert werden.
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| Funktion | Rechnungserkennung | Beschreibung | ||
| Funktion | Kopfdaten | Beschreibung |
Die Kopfdaten der Rechnung (z.B.: Mandant, Lieferant, Lieferanten-Nr., UStID) werden immer erst aus der XML-Datei der E-Rechnung extrahiert. Falls
diese nicht in der XML vorhanden sind können fehlende Kopfdaten direkt von dem Beleg übernommen und mit den Stammdaten abgeglichen werden.
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| Funktion | Rechnungsinformationen | Beschreibung | Alle weiteren Rechnungsinformationen (RechnungsNr., Rechnungsdatum, Beträge, Zahlungsart, Skonto, ..) können ebenfalls vollautomatisch aus der E-Rechnungs-XML erkannt oder per OCR ausgelesen werden. Intelligente Prüfungsverfahren validieren dabei diese Informationen. Dabei kann bereits in der einfachen Erkennung zwischen 3 MwSt-Beträgen differenziert werden. | |
| Funktion | Kontierung | Beschreibung | Die Kontierung (Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger, Buchungstext) wird aufgrund der bekannten Informationen automatisch vorgeschlagen. Die erkannten Positionsdaten (XML oder OCR) unterstützen die Kontierung. Hierbei werden die Artikelinformationen, aber auch weitere Referenzen wie KFZ Kennzeichen oder Handynummern genutzt um die passenden Sachkonten, Kostenstellen und Kostenträger zu finden. Abgesichert wird das mit intelligenten Vorschlägen aufgrund der historischen Buchungen. | |
| Funktion | Positionsdaten | Beschreibung |
Auch Positionen können – wenn mitgegeben – aus der XML-Datei gelesen
und erkannt werden. Ebenfalls ist eine Positionserkennung via OCR möglich.
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| Funktion | Validierung | Beschreibung |
Die erste Validierung der Informationen wird vom System vorgenommen
und durch farbliche Gestaltung angezeigt. Danach haben die Buchhalter die Möglichkeit, bei korrekter automatischer Erkennung der Rechnungsdaten und der Darstellung der Buchungsvorschläge diese kurz zu sichten und sie für den Prüfungsworkflow freizugeben.
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| Funktion | Dublettenprüfung | Beschreibung |
Es findet eine Dublettenprüfung mit den Parametern KredNr + BelegNr +
BelegDatum + Mandant statt. Diese können direkt angezeigt und geprüft werden.
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| Funktion | Prüfung gegen andere Daten | Beschreibung |
Die Prüfung gegen Bestelldaten oder Verträge unterstützt bei der richtigen
und schnellen Verarbeitung und der (E-)Rechnungen und bildet gleichzeitig Vorgangsakten.
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| Funktion |
Rücksendung von nicht richtig ausgestellten
Rechnungen
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Beschreibung |
Bei Fehlern auf der Rechnung können diese an den Absender
zurückgesendet und um Korrektur gebeten werden.
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| Funktion | Trainingsmöglichkeiten | Beschreibung |
Diverse Trainingsmöglichkeiten automatisieren die Erkennung und
Verarbeitung von Lieferantenrechnungen noch weiter. Es können drei wesentliche Trainings unterschieden werden: - Lieferantenerkennung
- Feldtrainings
- Betragstrainings
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| Funktion | Clearing-Center | Beschreibung |
Im Clearing-Center können zu klärende Rechnungen von ausgebildeten
Experten bearbeitet werden.
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| Funktion | Prüfungsworkflow & Schnittstellen | Beschreibung | ||
| Funktion | Workflowteilnehmer | Beschreibung |
Die Workflowteilnehmer werden aufgrund von erkannten Kostenstellen,
persönlicher Nennung oder historischen Daten vorgeschlagen. Hierbei werden die Budgetgrenzen oder Freigaberegeln beachtet.
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| Funktion | Benachrichtigungen | Beschreibung |
Workflowteilnehmer können per Benachrichtigung auf dem
Dashboard oder per Mail an Ihre Aufgaben erinnert werden. Dabei sind auch Sammelbenachrichtigungen möglich.
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| Funktion | Wertegrenzen | Beschreibung |
Wertegrenzen sowie Budgetfreigaben sichern die korrekte Prüfung durch
zuständige und berechtigte Workflowteilnehmer
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| Funktion | Anmerkungen | Beschreibung |
Während des Workflows können Anmerkungen und Notizen verfasst,
Dateien angehangen und die FIBU angepasst werden.
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| Funktion | Übergabe an DATEV | Beschreibung |
Nach der Prüfung wird das DATEV Document-Package per
Rechnungsdatenservice 2.0 oder Belegtransfer an DATEV übergeben.
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| Funktion | Dokumentenupload | Beschreibung |
Während des Workflows können Dokumente, wie z.B. Lieferscheine, Fotos
oder andere Dokumente/Bilder hochgeladen werden. Diese werden als zweite Version direkt an die Rechnung angehangen.
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| Funktion | Dublettenprüfung | Beschreibung |
Auch im Workflow wird eine Dubletten Prüfung mit den Parametern KredNr
+ BelegNr + BelegDatum + Mandant automatisch vorgenommen.
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| Funktion | Mobiles Arbeiten | Beschreibung |
Dank des responsiven Designs ist ein mobiles Arbeiten von jedem Endgerät
möglich. So ist eine Prüfung direkt am Tablet oder Handy von jedem Ort aus kein Problem.
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| Funktion | Revisionssichere Archivierung aller Versionen | Beschreibung |
Alle geprüften Dokumente werden revisionssicher archiviert und
gesetzeskonform archiviert. Es wird nur die neueste Version angezeigt, die vorherigen können jederzeit eingesehen werden.
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| Funktion | Vertreterregelung | Beschreibung |
Bei Ausfällen, z.B. durch Urlaub oder Krankheit wird durch die
Vertreterregelung die zeitnahe Bearbeitung des Workflows gesichert.
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| Funktion | Iterative Kontierung | Beschreibung |
Dank der iterativen Kontierung ist z.B. ein Kostenstellen-Split durch Prüfer
möglich.
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| Funktion | Hinweis auf ähnliche Rechnung | Beschreibung | Rechnungen eines Lieferanten mit ähnlichen Artikeln werden markiert. | |
| Funktion | Workflow-Dashboard | Beschreibung |
Das Workflowdashboard zeigt übersichtlich alle Workflowschritte und die
aktuell fälligen Rechnungen an.
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| Funktion | Protokolle | Beschreibung |
In den transparenten Protokollen werden die getätigten Entscheidungen
lückenlos dokumentiert und können jederzeit aufgerufen werden.
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| Funktion | Features & Vorteile | Beschreibung | ||
| Funktion | Übersichtliche Statistik | Beschreibung |
In der Erkennungsstatistik können die Rechnungszahlen übersichtlich
dargestellt werden
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| Funktion | Auswertung per BI | Beschreibung |
Die Echtzeitdaten können mit einem BI-Tool der Wahl verknüpft und
bereitgestellt werden.
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| Funktion | Bezahlung per SEPA-XML | Beschreibung |
Die Bezahlung per SEPA-XML kann bequem durchgeführt werden. Dabei
werden alle relevanten Informationen pro Buchungssatz angezeigt und Zahlungsinformationen, wie z.B. Skonto können direkt in der Maske angepasst bzw. final eingegeben werden.
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| Funktion | Integration in d.velop documents | Beschreibung |
Die direkte Integration der App in d.velop documents (Aufgabentool, Suche,
…) erleichtert das komfortable und effiziente Arbeiten
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Preisübersicht
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- Datenschutzerklärung des Herstellers
- Allgemeine Verkaufsbedingungen der d.velop AG
- Datenschutzinformationen zu Produkten und Leistungen der d.velop AG
- Auftragsverarbeitungsvereinbarung
- Festlegungen zur Auftragsverarbeitung
- Technische und organisatorische Maßnahmen
- Geheimhaltungsvereinbarung
- Leistungsbeschreibung d.velop cloud platform
- Service Level Agreement Cloud und SaaS
Bewertung zu ecm:one Invoices for DATEV: E-Rechnungen
Digitalisierung von Rechnungen mit Auszeichnung !
Diese App hat uns in der Digitalisierung von Workflows und Kreditoren-Prozesswesen auf das nächste Level von Skalierung gebracht und das Unternehmen bereichert. Sowohl Usability als auch Akzeptanz und Potential von ECM haben sich bewahrheitet und wir freuen uns Partner und Anwender geworden zu sein.
tolle App
Tolle APP um Lieferantenrechnungen inkl. Kontierung zu verarbeiten. Im Prüfungsworkflow werden die Rechnungen schnell verarbeitet und dann an unsere FIBU Exact übergeben.
