ecm:one ERP documents
e:1 Archiv - Ausgangsbelege 100% automatisch archivieren
d.velop documents basic oder d.velop documents business oder d.velop documents ultimate. Zusätzliche Kosten können anfallen.
Informationen zu ecm:one ERP documents
Automatische Archivierung von Ausgangsbelegen
Ihre Aktenschränke quellen über? Suche und Ablage kostet viel zu viel Zeit? Die genaue Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben scheint unmöglich? Mit ecm:one ERP documents können Sie all die Schrankmeter ihres Papierarchivs auflösen – vollständige Gesetzeskonformität inklusive.
Dank unserer leistungsfähigen App aus dem e:1 Archiv, lassen sich alle homogenen Belege, wie z.B. Ausgangsrechnungen, Gehaltsabrechnungen oder Angebote automatisch verarbeiten und digital der jeweiligen Akte zuordnen. Das Zusammenspiel mit d.velop documents garantiert dabei die Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen und die geforderte Aufbewahrungszeit von 10 Jahren.
Die Funktionsweise
Die Einrichtung und Definition des Beleglayouts wird einmalig vorgenommen. Danach laufen die im System hochgeladenen Belege automatisch durch und werden sofort archiviert, sowie falls gewünscht direkt vollständig kontiert zu Ihrem Steuerberater übergeben.
Warum ERP documents?
Dank ERP documents arbeiten Sie flexibel und ortsunabhängig, sparen wertvolle Zeit und damit Kosten für Ablage, Druck und Lagerung Ihrer Belege. Ihre Ausgangsbelege sind GoBD-konform archiviert und können von jedem Mitarbeiter von überall recherchiert werden – 10 Jahre lang.
Funktionen im Überblick
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100% Automatische Verarbeitung
Automatische Archivierung aller Ausgangsbelege, die durch ihr ERP-System / Internet-Shop / HR-System wie DATEV, Sage, Amazon, EBAY, Shopware, … erzeugt wurden.
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Vollständigkeitsprüfung
ecm:one ERP documents prüft automatisch die Vollständigkeit der Belege über die Belegnummer. So können sowohl fehlende Dokumente als auch Dubletten erkannt werden.
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Gesetzeskonformität
Nach §147 AO und GoBD ist die 10-jährige Aufbewahrung dieser Belege Pflicht. Die geforderte Unveränderbarkeit aller Belege wird erfüllt.
Erweiterungen
Steigern Sie Ihre Produktivität!
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Kostenlos
100% automatisch archivieren
Wiederkehrende Belege wie Angebote oder Rechnungen jedes Mal per Hand in die digitale Akte in Ihrem d.velop documents ablegen? Nicht mit uns! Mit ecm:one ERP documents automatisieren Sie die Ablage gleichartiger Dokumente aus Systemen wie Ihrem ERP oder Online-Shop in die jeweils richtige Akte auf einfache Art und Weise.
Erste Schritte mit ecm:one ERP documents
Konfiguration der Belegerkennung
Definieren Sie pro Belegtyp die Bereiche (Koordinaten) der Textfelder, aus denen die notwendigen Daten für die automatische Ablage ausgelesen werden.
Hochladen
Das Hochladen erfolgt entweder durch das Senden der Belege an eine zentrale E-Mail-Adresse, per Drag‘n‘Drop oder über die ecm:one FileShare-Schnittstelle.
Automatische Verarbeitung
Die Ausgangsrechnungen werden nun vom System analysiert und revisionssicher in d.velop documents archiviert. Über das Dashboard „controllen“ Sie den Prozess nur noch.
