Informationen zu ecm:one ERP documents
Eine App – 4 Module: Mit ERP documents wird Ihre Archivierung, Verarbeitung und Versendung von ausgehenden Dokumenten vollständig automatisiert – inkl. E-Rechnungserstellung!
Ihre Aktenschränke quellen über? Suche und Ablage kostet viel zu viel Zeit? Die
genaue Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben scheint unmöglich? Mit ecm:one
ERP documents können Sie all die Schrankmeter ihres Papierarchivs und die
dazugehörigen Arbeitsschritte auflösen – vollständige Gesetzeskonformität und
Kompatibilität mit E-Rechnungen inklusive.
ERP documents deckt den gesamten Arbeitsweg ausgehender Dokumente ab. Dank unserer leistungsfähigen App aus dem e:1 Archiv, lassen sich alle homogenen Belege, wie z.B. Ausgangsrechnungen, Gehaltsabrechnungen oder Angebote automatisch verarbeiten und digital der jeweiligen Akte zuordnen. Das Zusammenspiel mit d.velop documents garantiert die Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen und die geforderte Aufbewahrungszeit von 10 Jahren.
2 bestehende Module zur Verarbeitung und Archivierung
Die Einrichtung und Definition des Beleglayouts wird einmalig vorgenommen. Danach laufen die im System hochgeladenen Belege automatisch durch und werden sofort archiviert, sowie falls gewünscht direkt vollständig kontiert zu Ihrem Steuerberater übergeben z.B. über die DATEV Rechnungsdatenservice-Schnittstelle.
2 neue Module für Ihre E-Rechnungen
Ihre Verkaufsrechnungen sind keine E-Rechnungen (PDF+XML)? Dann erstellt ecm:one ERP documents automatisch die E-Rechnungen aus den PDF-Dateien. Hierbei können die Daten der PDF mit dem ecm:one Indexer aufbereitet werden, um auch detaillierte Buchungsdaten im XML abzubilden.
Die perfekte versionierte Rechnung wird im Versand-Modul per Mail automatisch an Ihre Kunden verschickt. Die E-Rechnungs-Vorgaben werden eingehalten.
Funktionen im Überblick
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100% Automatische Verarbeitung
Automatische Archivierung aller Ausgangsbelege, die durch ihr ERP-System / Internet-Shop / HR-System wie DATEV, Sage, Amazon, EBAY, Shopware, … erzeugt wurden.
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Zukunftssicher aufgestellt mit E-Rechnungen
Die Erstellung und der Versand von E-Rechnungen unterstützen Sie bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
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Gesetzeskonformität
Nach §147 AO und GoBD ist die 10-jährige Aufbewahrung dieser Belege Pflicht. Die geforderte Unveränderbarkeit aller Belege wird erfüllt.
Erweiterungen
Steigern Sie Ihre Produktivität!
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Kostenlos
ab 50,00 €*
100% automatisch archivieren
Wiederkehrende Belege wie Angebote oder Rechnungen jedes Mal per Hand in die digitale Akte in Ihrem d.velop documents ablegen? Nicht mit uns! Mit ecm:one ERP documents automatisieren Sie die Ablage gleichartiger Dokumente aus Systemen wie Ihrem ERP oder Online-Shop in die jeweils richtige Akte auf einfache Art und Weise.
Erste Schritte mit ecm:one ERP documents
Konfiguration der Belegerkennung
Definieren Sie pro Belegtyp die Bereiche (Koordinaten) der Textfelder, aus denen die notwendigen Daten für die automatische Ablage ausgelesen werden.
Hochladen
Das Hochladen erfolgt entweder durch das Senden der Belege an eine zentrale E-Mail-Adresse, per Drag‘n‘Drop oder über die ecm:one FileShare-Schnittstelle.
Automatische Verarbeitung
Die Ausgangsrechnungen werden nun vom System analysiert und revisionssicher in d.velop documents archiviert. Über das Dashboard „controllen“ Sie den Prozess nur noch.
| Funktion | Beschreibung | |||
|---|---|---|---|---|
| 4 Module für 100% Automatisierung | Funktion | Modul 1: Anbindung an das ERP-System, Verarbeitung mit Templates zur revisionssicheren Archivierung | Beschreibung | Die Anbindung an das ERP-System erfolgt per Mail oder Cloud-Speicher. Die automatische Verarbeitung mittels Templates liest dabei alle gewünschten Informationen vom Beleg und archiviert die Belege anschließend revisionssicher in d.velop documents. |
| Funktion |
Modul 2: Übergabe nach DATEV Modul 2: Übergabe nach DATEV |
Beschreibung | Die Übergabe an ihre Finanzbuchhaltung erfolgt automatisch. Hier nutzen wir z.B. den DATEV RechnungsdatenService. | |
| Funktion | Modul 3: Erstellen von E-Rechnungen | Beschreibung | Aus der archivierten PDF-Datei werden gesetzeskonforme E-Rechnungen (PDF + XML) erstellt und revisionssicher versioniert archiviert. | |
| Funktion | Modul 4: Versand von E-Rechnungen | Beschreibung | Der Versand der erstellten E-Rechnungen erfolgt mit vorgefertigten Mail-Templates mittels Microsoft 365 Postfach direkt an Ihre Kunden. | |
| Import und Verarbeitung | Funktion | Import über ecm:one FileShare | Beschreibung | Dokumente können über den ecm:one FileShare importiert werden. Dieser inkludierte Cloudspeicher kann für das ERP-System als Speicherort genutzt werden. Aus dem FileShare werden alle Dokumente automatisch an ERP documents übergeben und verarbeitet. |
| Funktion | Import über E-Mail-Postfach (Office365) | Beschreibung | Ein automatischer Import ist per Office365 – Postfach möglich. Aus den E-Mails werden die Anhänge automatisch ausgelesen und die PDF-Dateien verarbeitet. | |
| Funktion | OCR-Erkennung (optional)* | Beschreibung | Wenn die eingehenden PDF-Dateien noch keinen Volltext aufweisen (Searchable PDF), wird die PDF durchsuchbar erstellt. | |
| Funktion | Barcodeerkennung (optional)* | Beschreibung | Alle ausgewählten Barcodetypen werden unterstützt und die erkannten Barcodewerte stehen bei den Templates zur Verfügung. | |
| Funktion | Dokumententrennung (optional)* | Beschreibung | Sind mehrere Dokumente in einer PDF enthalten, können diese per Barcode oder nach Seiteninformationen gesplittet werden. | |
| * Buchen Sie die optionalen Funktionen OCR- / Barcodeerkennung und Dokumententrennung für 20€ dazu, wenn Sie die Funktionen benötigen. | Funktion | Dokumente auslesen – ecm:one Templates | Beschreibung | Mit Hilfe von Templates können alle optisch identischen Dokumente ausgelesen werden (z.B. Rechnungen, Lieferscheine, Gehaltsabrechnungen oder Angebote). Dazu wird jede Dokumentenart ausgemessen und individuelle Templates erstellt und die Informationen aus Barcodes und OCR genutzt. |
| Funktion | Digitale Signatur | Beschreibung | Die einfache digitale Signatur kann auf allen Dokumentenarten angebracht werden, z.B. für einen digitalen unterschriebenen Lieferschein. | |
| Verarbeitung E-Rechnung | Funktion | Verkäuferinformation zentral speichern | Beschreibung | Die Unternehmensangaben werden für die E-Rechnung benötigt und können zentral gespeichert werden. |
| Funktion | Anbindung BusinessObjects / CustomLogics | Beschreibung | Fehlende Daten können mit Stammdaten und den Apps BusinessObjects / CustomLogics ergänzt werden. | |
| Funktion | ecm:one Indexer | Beschreibung | In der APP ecm:one ERP documents gibt es den ecm:one Indexer. Dieses Tool kann die ERP Datenbank auslesen und Felder, die benötigt werden, aber nicht auf dem Beleg-PDF dargestellt sind ergänzen z.B. Positionsdaten oder die Mailadresse für den Rechnungsversand. | |
| Funktion | Mapping der Template-Felder zu E-Rechnungsfelder | Beschreibung | Über die E-Rechnungs-Zuordnung können die Felder der Dokumenteneigenschaften der Kundenrechnung zu den XML-Felder gemappt werden. | |
| Funktion | Erstellung XML-Datei für E-Rechnung | Beschreibung |
Die XML-Daten der E-Rechnung wird automatisch erstellt, mit folgenden Daten:
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| Funktion | Versand der E-Rechnung | Beschreibung | Die neu erstellen E-Rechnungen können mit einem Mailtemplate direkt an den Kunden geschickt werden. Hierbei wird Office365 und die GraphAPI genutzt. | |
| Controlling und Transparenz | Funktion | Beschreibung |
Verarbeitete Dokumente werden je nach Verarbeitungsschritt mit einem Status versehen, der auch im Nachgang jederzeit nachvollzogen werden können:
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| Funktion | Vollständigkeitskontrolle | Beschreibung | Die Vollständigkeitskontrolle prüft die lückenlose Archivierung anhand der BelegNrn. Fehlende Nummern werden dargestellt. |
Preisübersicht
Vertragsdokumente
- Leistungsbeschreibung
- Datenschutzerklärung des Herstellers
- Allgemeine Verkaufsbedingungen der d.velop AG
- Datenschutzinformationen zu Produkten und Leistungen der d.velop AG
- Auftragsverarbeitungsvereinbarung
- Festlegungen zur Auftragsverarbeitung
- Technische und organisatorische Maßnahmen
- Geheimhaltungsvereinbarung
- Leistungsbeschreibung d.velop cloud platform
- Service Level Agreement Cloud und SaaS
Mit ERP documents Ausgangsbelege 100% automatisch archivieren – inkl. Erstellung und Versand von E-Rechnungen
Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit ecm:one ERP documents Ausgangsbelege 100% automatisch archivieren können. Neben der Ablage können auch E-Rechnungen erstellt, an Ihre Kunden versendet und archiviert werden.
Bewertung zu ecm:one ERP documents
Umfangreiches und Anpassungsfähiges System
Individuelle Lösungen sind kein Problem und werden schnell umgesetzt. Sehr übersichtliche Darstellung! Wir sind zufrieden und empfehlen gerne weiter.
Hilfreiches Tool für ausgehende Belege
Mit diesem Produkt können wir viele standardisierte Ausgangsbelege automatisch, kostengünstig und ohne Aufwand ins DMS speichern. Einfach ein Template mit pixelgenauen Textpositionen definieren, mit Regex auf Korrektheit prüfen und zukünftig diese Dokumente automatisch verarbeiten.
nicht zu viel versprochen
Nicht zu viel versprochen – all unsere Ausgangsrechnungen und Wiegenoten werden seit 2 Monaten automatisch archiviert! ….