Digital Office Management
Aktenbearbeitung leicht gemacht
Informationen zu Digital Office Management
Organisation und Digitalisierung für Ihr Büro
Das Digital Office Management der ecm:one erweitert die Lösung ecm:one Template Management um einen Bearbeitungs- und Fristenworkflow, die Microsoft Outlook Integration und das übergreifende Arbeiten in mehreren Systemen und bietet so die Rundumlösung für Ihr digitales Büro.
Der Bearbeitungs- und Fristenworkflow
Mit dem Bearbeitungs- und Fristenworkflow werden anstehende Fristen und Aufgaben zu einem Dokument nicht mehr vergessen. Egal ob sofort oder in der Zukunft, der Workflow kann jederzeit angestoßen und die Bearbeiter zugewiesen werden. Solche digitalen Prozesse reduzieren Zeitaufwände, sie können von überall abgearbeitet werden und sind problemlos nachvollziehbar.
Mails und Kalendereinträge – Integration in Microsoft Outlook
Die Integration in Microsoft Outlook ermöglicht praktisches und systemübergreifendes Arbeiten. Verschicken Sie E-Mails per Outlook direkt von Ihren Dokumenten aus. Bereits vorgefertigte E-Mail Vorlagen sparen Ihnen dabei enorm Zeit. Auch Kalendereinträge lassen sich als Erinnerungsfunktion einfach erstellen.
Mit dem Digital Office Management der ecm:one werden wiederkehrende Aufgaben im digitalen Büro zum Kinderspiel - von der Erstellung von Dokumenten über Workflows bis hin zu Systemintegrationen und vielen praktischen Tools. Für ein digitales und effizientes Büro.
Funktionen im Überblick
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One-Click Ablage – ecm:one DropZone
Ablage per Drag‘n‘Drop auf Upload Flächen mit automatischer Zuordnung in die gewünschte Akte und Kategorie
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Vorlagenmanagement – ecm:one Template Management
Vorlagen im Office-Format Word, PowerPoint und Excel können hinterlegt werden und bei Bedarf direkt in eine Akte geladen werden – inkl. automatischem Ausfüllen der Eigenschaften einer Akte. Dokumente werden so in wenigen Klicks erstellt und in der Akte archiviert.
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Volltextsuche direkt in einer Akte
Mit der integrierten Volltextsuche finden Sie Ihre Dokumente in Sekundenschnelle. Einfach den Suchbegriff eingeben und alle Dokumente in der Akte werden aufgelistet – langes Suchen ist damit vorbei!
Digital Office Management in 3 Varianten
- ecm:one DropZone für kontextbezogenes schnelles Ablegen von Dokumenten in Akten
- ecm:one Template Management = DropZone + einfache Verwaltung von Dokumentvorlagen und schnelle Erstellung von Dokumenten
- ecm:one Digital Office Management = Template Management + effizienter Bearbeitungsworkflow und Microsoft Outlook Intergation
Preisübersicht
Alle Funktionen im Überblick
Hinweis: Den digitalen Aktendeckel von ecm:one gibt es in 3 Varianten. Wählen Sie die passende für Ihren Bedarf aus.
| ecm:one DropZone | ecm:one Template Management | ecm:one Digital Office Management | ||||||
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| Preise | ecm:one DropZone |
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ecm:one Template Management |
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ecm:one Digital Office Management |
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Digitale AktenablageMit der ecm:one DropZone können Sie Dokumente aktenbezogen per Drag‘n‘Drop direkt in der passenden Kategorie revisionssicher archivieren. |
ecm:one DropZone |
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ecm:one Template Management |
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ecm:one Digital Office Management |
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VollständigkeitskontrolleDie Vollständigkeitskontrolle ermöglicht es Ihnen stets den Überblick zu behalten, welche Akten bereits alle benötigten Dokumente beinhalten und welche noch bearbeitet werden müssen. |
ecm:one DropZone | ecm:one Template Management |
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ecm:one Digital Office Management |
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Volltextsuche im Kontext einer AkteSuchen Sie direkt in Ihrer Akte – so bleiben Sie fokussiert und finden Ihre Dokumente noch schneller |
ecm:one DropZone | ecm:one Template Management |
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ecm:one Digital Office Management |
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Template ManagementMit dem Template Management erstellen Sie in wenigen Klicks direkt in der Akte neue Office-Dokumente; diese werden mit den Akteninformationen automatisch befüllt, können direkt im Browser bearbeitet werden und werden aktenbezogen revisionssicher abgelegt. |
ecm:one DropZone | ecm:one Template Management |
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ecm:one Digital Office Management |
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Adhoc oder zeitgesteuerter Start eines BearbeitungsworkflowsBestimmte Dokumente erfordern nach der Erstellung oder dem Eingang entweder direkt oder nach Ablauf einer Frist Entscheidungen und Workflows – diese werden automatisch gestartet und die betroffenen Personen informiert. |
ecm:one DropZone | ecm:one Template Management | ecm:one Digital Office Management |
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Microsoft Outlook IntegrationAus der Akte und direkt von Dokumenten aus können standardisierte Mails versendet und Termine im Kalender erstellt werden. Diese sind jeweils mit vorher definiertem Text, den Meta-Daten, Aktenlinks und vielem mehr gefüllt und erleichtern so die Zusammenarbeit mit Kollegen und organisatorische Aufgaben. |
ecm:one DropZone | ecm:one Template Management | ecm:one Digital Office Management |
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ecm:one HotkeyDer HotKey unterstützt Sie bei der übergreifenden Arbeit in mehreren Systemen, wie z.B. Ihrem ERP System. Per ShortCut können dort Begriffe (z.B. Vorgangsnummern, Namen) markiert und im DMS gesucht werden. So ist das übergreifende Arbeiten in Akten und die schnelle Informationssuche garantiert. |
ecm:one DropZone | ecm:one Template Management | ecm:one Digital Office Management |
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ecm:one Tools: Noch mehr Organisation und AutomationUm das Arbeiten mit digitalen Akten und am digitalen Arbeitsplatz stetig weiter zu vereinfachen, entwickeln wir dauerhaft weitere Funktionen, wie z.B. das ecm:one Dual-Monitor Tool: Hiermit werden Akten und Dokumente automatisch auf einem (wenn vorhanden) zweiten Bildschirm geöffnet, damit noch leichter der Überblick behalten werden kann. Und der ecm:one FolderGenerator unterstützt bei der Erstellung digitaler Akten. |
ecm:one DropZone | ecm:one Template Management | ecm:one Digital Office Management |
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| ecm:one DropZone |
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ecm:one Template Management |
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ecm:one Digital Office Management |
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Webinar zu ecm:one Digital Office Management
Mit dem Digital Office Management von ecm:one können Sie eine Rundum-Lösung für Ihr digitales Büro schaffen. Lassen Sie sich in dem Webinar inspirieren von Features, die Ihr Büro Stück für Stück effizienter machen und den Büroalltag erleichtern.
